Phần mềm nhân sự là một trong những trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý nhận sự cũng như đảm bảo lưu trình hoạt động hiệu quả hơn. Do đó ngày càng có nhiều doanh nghiệp, công ty,… sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự trong năm 2023.
Đọc Thêm:
Phần Mềm Nhân Sự Là Gì?
Phần mềm quản lý nhân sự được biết đến là ứng dụng được thiết kế nhằm quản lý nhân sự gồm các hoạt động liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, chấm công, trả lương,…. giúp cho doanh nghiệp được tiết kiệm thời gian, công sức và đạt hiệu quả tối đa.
Nó được đánh giá rất quan trọng trong cuộc vận hành chuyên nghiệp của bộ phận nhân sự doanh nghiệp. Một mặt phần mềm này cắt ngắn thời gian quy trình quản lý cồng kềnh, mang lại năng suất lao động cao; mặt khác giúp tiết kiệm nguồn nhân lực, sức khỏe và chất lượng sản phẩm.
Trong thời đại số hóa hiện nay, phần mềm nhân sự ngày càng trở nên quan trọng và phổ biến. Theo trang Grand View Research cho biết dự kiến đến năm 2027 dự kiến mức độ tiêu thụ cho phần mềm quản lý nhân sự đạt ngưỡng 38,17 tỷ USD tính theo tốc độ tăng trưởng là 11,7%/năm. Nguyên nhân bùng nổ thị trường này là do nguồn nhân lực gia tăng cùng với sự phát triển mạnh của công nghệ số.
Lịch Sử Ra Đời Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự
Theo tìm hiểu của OKVIP thì phần mềm nhân sự đầu tiên xuất hiện từ những năm 1970. Đó là thời điểm mà các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng máy tính để lưu trữ và xử lý các dữ liệu về nhân viên. Từ đó đến nay, phần mềm này đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển, từ lúc còn chạy trên máy tính cá nhân, đến khi chạy trên máy chủ, và hiện nay khi hầu hết phần mềm chạy trên đám mây (cloud-based).
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm so với quản lý truyền thống là phần mềm có thể tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót, tăng tính minh bạch và bảo mật. Bên cạnh đó nó còn cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu từ xa và theo thời gian thực.
Phần Mềm Nhân Sự quản lý những gì?
Về chức năng thì có khá nhiều (tùy thuộc vào cách mà doanh nghiệp sử dụng) nhưng đại đa số doanh nghiệp đang dùng các phần mềm quản lý nhân sự thường để:
Quản lý thông tin cá nhân
Phần mềm nhân sự cho phép doanh nghiệp nhập, lưu trữ, cập nhật, và tra cứu các thông tin cá nhân của nhân viên, như họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, địa chỉ, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, và hình ảnh. Việc lưu trữ, xuất nhập thông tin này một cách cơ động hỗ trợ cực kì nhiều cho bộ phận Hr cũng như tài vụ, kế toán.
Theo dõi và quản lý công việc
Doanh nghiệp có thể gán công việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ và kết quả của công việc, ghi nhận thời gian làm việc và nghỉ phép của nhân viên, và xử lý các yêu cầu và khiếu nại của nhân viên. Điều này vô cùng cần thiết với các doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp sở hữu các nhân viên làm việc remote (làm việc từ xa hoặc online tại nhà).
Đánh giá hiệu suất lao động
Bên cạnh đó phần mềm quản lý nhân tốt còn cho phép doanh nghiệp thiết lập các tiêu chí và mục tiêu đánh giá hiệu suất lao động của nhân viên. Từ đó các nhà quản lý có thể thu thập và phân tích các dữ liệu về hiệu suất lao động, và đưa ra các phản hồi và khuyến nghị cho nhân viên của mình.
Các hoạt động của phần mềm nhân sự
Bên cạnh các chức năng cơ bản như trên, các phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự còn có rất nhiều tính năng nâng cao khác, cho phép doanh nghiệp tùy biến các ứng dụng khác.
Quản lý tuyển dụng và phỏng vấn
Hiện nay đa phần các doanh nghiệp và công ty lớn, nhỏ đều có phòng ban tuyển dụng (Hr) riêng nhằm đảm bảo chất lượng nhân sự đầu vào. Theo đó, Phòng HR sẽ giúp việc cho công ty trong việc đăng tuyển dụng, chọn lọc CV ứng viên và lên lịch phỏng vấn. Phần mềm này cho phép thêm tính năng tích hợp với các web tuyển dụng, mạng xã hội để tìm hồ sơ ứng viên.
Đào tạo và phát triển kỹ năng
Doanh nghiệp cũng có thể thiết kế, triển khai, và quản lý các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên thông qua phần mềm nhân sự. Nếu chúng ta có một lượng dữ liệu lớn (do doanh nghiệp tự tạo ra hoặc mua từ bên thứ 3) thì ta hãy tận dụng các phần mềm này để cung cấp các khóa học trực tuyến, các bài kiểm tra, và các chứng chỉ để đánh giá kết quả đào tạo nhân viên.
Quản lý lương, thưởng và phúc lợi
Phần mềm nhân sự cho phép doanh nghiệp tính toán, thanh toán, và ghi nhận các khoản lương, thưởng, và phúc lợi cho nhân viên. Phần mềm nhân sự cũng có thể tích hợp với các hệ thống kế toán, thuế, và bảo hiểm để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật.
Tiêu Chí Khi Chọn Mua Phần Mềm Nhân Sự
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; hàng loạt các doanh nghiệp ra đời kéo theo tiềm năng việc làm lớn cho người lao động. Vì thế mà các phần mềm quản lý nhân sự cũng được tạo ra với số lượng lớn. Thế nhưng để lựa chọn được một phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất, đáp ứng các nhu cầu của chúng ta một cách hoàn hảo thì không hề dễ dàng.
Yêu cầu về tính năng
Khi chọn mua phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần xác định rõ các yêu cầu về tính năng của phần mềm, phù hợp với quy mô, ngành nghề, và chiến lược của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng cần so sánh các tính năng của các phần mềm khác nhau rồi đối chiếu với nhu cầu của mình. Từ đó chúng ta có thể dễ dàng chọn ra phần mềm có đầy đủ và tối ưu nhất các tính năng cần thiết.
Phần mềm quản lý nhân sự thiết kế bắt mắt
Nhằm đáp ứng cho công tác quản lý nhân sự không chỉ tốt về mặt chất lượng mà còn đẹp về thẩm mỹ, phần mềm được thiết kế đẹp mắt.. Nó bao gồm thiết kế, màu sắc, biểu tượng, font chữ, và cách thức thao tác. Phần mềm cần có giao diện thân thiện, dễ nhìn, dễ sử dụng, và tương thích với các thiết bị khác nhau.
Đọc Thêm:
- Trung Tâm Giới Thiệu Việc Làm Là Gì? Top Trung Tâm Uy Tín
- Thực Tập Sinh Marketing Và Những Cơ Hội – Thách Thức
List Phần Mềm Nhân Sự Đầu Ngành
Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đang cần một phần mềm quản lý nhân sự thì dưới đây là một vài những đề xuất từ OKVIP:
BambooHR
Đây là một phần mềm quản lý nguồn nhân lực toàn diện cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. BambooHR có các tính năng như quản lý thông tin cá nhân, quản lý tuyển dụng, quản lý lương thưởng, quản lý đào tạo, quản lý hiệu suất lao động và văn hóa doanh nghiệp.
- Ưu điểm: Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác, có hỗ trợ khách hàng tốt, và có bản dùng thử miễn phí.
- Nhược điểm: Chi phí cao hơn so với các phần mềm khác, có giới hạn về số lượng người dùng và tính năng trong các gói dịch vụ.
- Khả năng tùy chỉnh: Cho phép người dùng tùy chỉnh các trường thông tin cá nhân, các biểu mẫu đánh giá, các báo cáo, và các cài đặt khác.
- Chi phí sở hữu và bảo trì: Tính phí theo số lượng người dùng, từ 6.19 USD đến 8.25 USD mỗi người mỗi tháng. BambooHR cũng cung cấp các gói dịch vụ khác nhau, từ cơ bản đến nâng cao, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Zoho People
- Ưu điểm: Giao diện trực quan và thân thiện, có khả năng tùy chỉnh cao, có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác, có hỗ trợ khách hàng tốt, và có bản dùng thử miễn phí.
- Nhược điểm: Chi phí cao hơn so với các phần mềm khác, bị giới hạn về số lượng người dùng và tính năng trong các gói dịch vụ (tương tự như BambooHR).
- Khả năng tùy chỉnh: Người dùng được phép tùy chỉnh các trường thông tin cá nhân, các biểu mẫu đánh giá, các báo cáo, và các cài đặt khác.
- Chi phí sở hữu và bảo trì: Tính phí theo số lượng người dùng, từ 0.83 USD đến 5 USD mỗi người mỗi tháng. Bên cạnh đó thì Zoho People cũng bán rất nhiều gói dịch vụ riêng lẻ khác nhau dành cho doanh nghiệp.
Workday
- Ưu điểm: Giao diện hiện đại và chuyên nghiệp, có khả năng xử lý được dữ liệu lớn và phức tạp, có khả năng tích hợp với các hệ thống khác, có hỗ trợ khách hàng tốt.
- Nhược điểm: Chi phí mà khách hàng phải bỏ ra cho phần mềm quản lý nhân sự này thực sự rất cao so với các phần mềm khác, có yêu cầu về kỹ thuật cao khi triển khai và sử dụng.
- Khả năng tùy chỉnh:Cho phép người dùng tùy chỉnh các trường thông tin cá nhân, các biểu mẫu đánh giá, các báo cáo, và các cài đặt khác.
- Chi phí sở hữu và bảo trì: Workday không công bố chi tiết về chi phí của phần mềm. Tuy nhiên, theo một số nguồn tin , chi phí của Workday có thể lên đến hàng triệu USD mỗi năm, tùy thuộc vào số lượng người dùng, tính năng, và dịch vụ. Bên cạnh đó hãng cũng yêu cầu doanh nghiệp trả một khoản phí triển khai ban đầu, và một khoản phí bảo trì hàng năm.
Phần mềm quản lý nhân sự là lựa chọn tuyệt vời để chúng ta có thể tối ưu việc quản lý và giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Nếu biết dùng đúng cách và lựa chọn được một phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự tốt nhất, hiệu quả thì chúng ta sẽ thu lại được rất nhiều lợi ích từ chúng.